Elektronische Rechnung
Elektronischer Rechnungsempfang für Auftragnehmer/innen bzw. Lieferantinnen/Lieferanten der Verbandsgemeinde Bad Breisig
Hier können Sie sich zum Thema E-Rechnung informieren. Die E-Rechnungsverordnung Rheinland-Pfalz sieht vor, dass Auftragnehmer/innen bzw. Lieferantinnen/Lieferanten der Verbandsgemeinde Bad Breisig ab dem 01.04.2025, ihre Rechnungen künftig elektronisch übersenden (E-Rechnung).
Wichtig: Weiteres, außer der hier von uns aufgeführten Kurzfassung zum Thema E-Rechnungen und E-Rechnungsstellung, können Sie dem Infoschreiben für die Unternehmen hier entnehmen:
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, sodass eine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht wird. Die europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung ist EN-16931.
Dabei ist ein gültiges Rechnungsformat einzuhalten. Hier gibt es drei Formate:
- XRechnung im XML-Format als Standard für öffentliche Auftraggeber: Eine XRechnung ist ein XML-basiertes semantisches Datenmodell, das als Standard für elektronische Rechnungen etabliert ist und insbesondere im Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggeberinnen und Auftraggebern in Deutschland verwendet wird. Eine solche Rechnung ist ausschließlich maschinenlesbar. Die Aufbereitung des Datensatzes zu einem lesbaren Dokument erfolgt erst beim Rechnungsempfänger.
- ZUGFeRD-Format (ZUGFeRD = Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) als rein strukturierte XML-Datei: Dies ist ein Format, welches branchenübergreifend genutzt wird und nur maschinenlesbar – ähnlich einer XRechnung – ist.
- ZUGFeRD-PDF mit eingebetteter XML-Datei: Diese Möglichkeit kombiniert zwei Datenformate und ist somit eine Hybrid-Version: eine PDF-Datei, die für den Menschen lesbar ist, und eine XML-Datei, die maschinenlesbare Daten enthält. Das PDF dient als visuelles Dokument, während die XML-Datei alle strukturierten Daten für die automatische Verarbeitung bereitstellt.
Wie können Sie Ihre E-Rechnung einreichen?
Um den ZRE nutzen zu können, müssen Sie sich – außer beim Versand über Peppol – hier registrieren. Die Registrierung erfolgt mit Hilfe des „Mein Unternehmenskonto“ auf Basis von ELSTER. Genauere Informationen erhalten Sie hier. Sie müssen jede Firma (pro Umsatzsteuer-ID) einzeln registrieren.
Sie können Ihre E-Rechnung über mehrere Kommunikationswege an den Rechnungsempfänger übermitteln (Näheres hierzu siehe auch https://e-rechnung.service.rlp.de/informationen-fuer-rechnungssteller/einreichung-e-rechnung-was-zu-beachten-ist):
- E-Mail: Rechnungen per E-Mail müssen IMMER an folgende Mailadresse geschickt werden:
ZRE-rlp@Poststelle.rlp.deWenn Sie eine Rechnung per Mail einreichen, muss Ihre Absenderadresse in einem ZRE-Benutzerkonto hinterlegt sein. Aktuell kann pro ZRE-Benutzerkonto nur eine Mailadresse hinterlegt werden.
Die Rückmeldung des ZRE wird an die Mailadresse gesendet, von der die Rechnung eingereicht wird – sowohl bei Ablehnung als auch bei erfolgreicher Zustellung. Daher bitten wir Sie, keine Rechnungen von einer Noreply- oder einer Bounce-Mailadresse einzureichen.
Wenn Sie Rechnungen über Dienstleister bzw. Softwareanbieter versenden, stellen Sie sicher, dass Sie die Absenderadresse kennen.
- Upload: Erstellen Sie mit Ihrer Software die E-Rechnung. Wer eine Rechnung im ZRE selbst hochladen möchte, muss beim ZRE registriert und eingeloggt sein. Nach erfolgreichem Login wird die Möglichkeit zum Upload angeboten. Fehlermeldung und Bestätigung erfolgen hier direkt im Browser.
- Webformular: Wer registriert und eingeloggt ist, hat zudem die Möglichkeit, eine Rechnung im Webformular zu erstellen. Dieses Angebot ist mit manuellem Aufwand verbunden und eher auf unkomplizierte Rechnungen ausgelegt. Bitte achten Sie darauf, dass Sie die manuell erfasste E-Rechnung für ihre Buchhaltungsunterlagen am Ende der Erfassung über den zur Verfügung stehenden Download-Button heruntergeladen und auf ihrem PC/Netzwerk gespeichert haben (gemäß §14 b UStG).
- Peppol: Peppol ist der einzige Übertragungskanal, der für Rechnungsteller keine Registrierung erforderlich macht. Als Rechnungssteller erhalten Sie eine Rückmeldung von Peppol, wenn die Rechnung von Peppol verarbeitet werden kann. Eine automatisierte Rückmeldung vom ZRE erhalten Sie aktuell nicht. Sollte der ZRE die Rechnung allerdings ablehnen, z.B. weil „BT-10“ nicht mit einer korrekten Leitweg-ID befüllt ist, so nimmt der Support des ZRE Kontakt über die Mailadresse auf, die Sie in „BT-43“ der Rechnung hinterlegt haben.
Um Peppol zu nutzen, benötigen Sie einen Service Provider, der im Peppol-Netzwerk gelistet ist. Eine Übersicht finden Sie hier. Wenn Sie Rechnungen über einen Dienstleister bzw. über einen Softwareanbieter einreichen, kann dieser Ihnen ggf. bei Fragen zu Peppol weiterhelfen.
Weitere Informationen erhalten Sie in den FAQs oder bei OpenPeppol.
Achtung: Bitte geben Sie immer die Leitweg-ID inklusive der Prüfziffer der Verbandsgemeinde Bad Breisig an: 071315003000-001-43.
Damit kann die E-Rechnung der richtigen Kommune zugeordnet werden.
- Zu beachten sind auch die FAQ’s bezüglich der E-Rechnung/XRechnung: https://e-rechnung.service.rlp.de/faqs/faqs-e-rechnung-/-xrechnung. Dort findet sich auch ein Hinweis, welche Pflichtinhalte bei einer E-Rechnung gegeben sein müssen.
Wie und wo kommt die E-Rechnung in der Kommune an?
- E-Rechnungen werden vom Land an das VPS-Postfach der Kommune weitergeleitet.
- Die E-Mails, die an das VPS-Postfach gesendet werden, erreichen uns zentral bei der hinterlegten E-Mail-Adresse info@bad-breisig.de.
